Una de las razones fundamentales por las cuales, como HMG, hemos buscado herramientas para la gestión de los procesos hoteleros, es porque, según nuestra experiencia y nuestra visión, si hay algo peor que tener dos personas haciendo la misma tarea, es que nadie la esté haciendo.
En este contexto, nosotros entendemos que la tecnología permite conducir la información acerca del estado de las tareas operativas de un Hotel, permitiendo, por una parte, que el encargado de ejecutarla sepa que tiene asignaciones pendientes, por otra, que sea posible llevar la trazabilidad completa de un caso, y finalmente, que el estado del hotel se pueda monitorear a través de tableros de gestión, que midan el desempeño de cada una de las áreas.
Sin embargo, el ejercicio de añadir tecnología a una empresa, cualquiera que esta sea, requiere que los roles y responsabilidades dentro de la organización estén bien definidos y delimitados, y que los participantes tengan claros los pasos de los flujos y procedimientos en los cuales participan.
Es cierto que la documentación de los procesos y de los descriptores de cargo requiere que asignemos una cantidad no despreciable de tiempo en el corto plazo, y todos sabemos que, en la operación, el tiempo es un recurso en extremo escaso. Ahora bien, esta inversión de tiempo conllevará, en el mediano y largo plazo, un aumento de tu productividad, tanto por una mejora en la calidad de su operación, al asegurar la ejecución de todas las tareas necesarias para cumplir con las rutinas del Hotel, como en la reducción de la curva de aprendizaje del personal que ingrese a tu empresa.
De esta forma, evitaremos las áreas grises, ya sean aquellas donde más de una persona crea, o quiera creer, que tiene atribuciones para ejecutar una tarea, o peor aún, aquellas donde nadie se haga responsable por su ejecución.