La creación de Reportes es crucial para conocer el estado de nuestro Hotel o Alojamiento. Por ejemplo, nos permite estar al tanto de nuestra tasa de ocupación, de nuestra ADR o nuestro RevPAR, siendo ésta información relevante que nos puede permitir ajustar nuestros precios y cambiar nuestra estrategia. También nos permiten conocer el avance de los distintos equipos del hotel, a través de los indicadores de gestión que tengamos establecidos con ellos, así como también conocer las acciones principales que se están tomando para maximizar nuestros resultados.
Por lo anteriormente expuesto, es indudable que es una tarea fundamental para tu empresa. Sin embargo, también es cierto que, en muchas ocasiones, es una tarea que consume mucho tiempo, pudiendo ocupar incluso días completos de trabajo, que tu equipo podría estar ocupando en sus tareas rutinarias, ya sea las relacionadas a la operación o a la gestión comercial. Nosotros podríamos entender que ese tiempo generaría valor si se utilizase en elaborar hipótesis, o en diseñar planes de acción para mejorar la eficiencia del equipo. Sin embargo, la realidad muestra que la gran mayoría de este tiempo se utiliza extrayendo datos de sistemas como el PMS o el RMS, rellenando Excels con dicha información, o peor aún, recopilando manualmente información, ya sea desde correos, whatsapp, facturas, o incluso registros manuales (siendo estas fuentes de datos de baja calidad, ya que no pasan por validaciones). Esto no sólo es tedioso, sino que también aumenta la probabilidad de cometer errores, lo cual afecta la calidad del reporte y tu capacidad para tomar decisiones basadas en él.
Sin embargo, el uso de herramientas tecnológicas nos permite realizar reportes de manera mucho más eficiente. En efecto, no sólo te hablamos de ahorrarte esos dos días al mes que tu equipo está ocupando en hacer el reporte (y, en consecuencia, el dinero que estás pagando por realizarlo), sino que también estamos hablando de tener esa información en vivo. Por ejemplo, el PMS Ubikos cuenta con reportes que te permiten conocer, en tiempo real, los indicadores claves de gestión hotelera, además de coordinar y supervisar el estado de tus habitaciones, tus ingresos por Alimentación y Bebidas, entre otros. A su vez, también es posible realizar Reportes a Medida, basados en los indicadores que manejas en tus propias planillas y reportes, y con la periodicidad que más te convenga (diaria, semanal, mensual).
¿Qué porcentaje de las horas mensuales de tu equipo se utiliza en Reportes? ¿es el 10% que te mencionamos o más? ¿Estás seguro de que los datos en esos Reportes son 100% correctos?